E-Rechnung in DACH: Was 2025–2030 für Unternehmen ändert

2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht geworden — zunächst beim Empfang. Bis 2030 zieht die EU mit verpflichtenden digitalen Meldungen für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen nach. Dazwischen liegt eine Welle gestaffelter Fristen, sechs konkurrierender Formate und einer komplizierten DACH-Asymmetrie: Deutschland liegt vorne, Österreich folgt 2030, die Schweiz hat keinen Mandat, ist aber faktisch schon weiter als viele EU-Länder.

Dieser Leitfaden bringt das auf den Punkt: Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne, welche Pflicht greift wann in DE, AT und CH, welche Formate brauchen Sie wirklich — und was muss eine Empfangs-Software 2026 können. Mit konkreten Daten, einer DACH-Timeline und einem Action-Plan, der zwischen Empfang und Versand klar trennt.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist nicht eine PDF-Datei per E-Mail. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das maschinell verarbeitbar ist und einer normierten Syntax folgt — typischerweise der europäischen Norm EN 16931.

Das Bundesfinanzministerium definiert es klar: «Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.» PDFs, JPEGs und gescannte Papierrechnungen erfüllen diese Definition nicht — sie gelten als «sonstige Rechnungen».

Drei Formate-Familien, die Sie unterscheiden müssen

• Rein strukturiert: XRechnung (DE), UBL/Peppol BIS, ebInterface (AT) — reines XML, keine visuelle Darstellung. Maschinen-only.
• Hybrid: ZUGFeRD ab 2.0.1 (Profile EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG), Factur-X (FR/internat.) — PDF mit eingebettetem XML. Mensch sieht das PDF, die Software liest das XML.
• Sonstige (Bestand): PDF ohne XML, JPEG, Papier — keine E-Rechnung im neuen Sinne, ab Versandpflicht in DE nicht mehr zulässig.

Wichtig: ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Wer ZUGFeRD versendet, muss mindestens Profil EN 16931 (auch «BASIC» genannt im neuen Standard) ausstellen.

DACH-Compliance-Timeline 2025–2030 auf einen Blick

Die drei DACH-Länder bewegen sich in unterschiedlichem Tempo. Die folgende Übersicht zeigt, was wann greift — und wo Sie heute schon vorbereiten müssen.

Drei Erkenntnisse aus dieser Sicht:

1. Empfang ist heute schon Pflicht in DE — wer 2026 noch ohne automatisierte XML-Verarbeitung arbeitet, lässt strukturierte Rechnungen ungelesen liegen.
2. Versand ist gestaffelt — KMU bis 800'000 EUR Vorjahresumsatz haben in DE bis Ende 2027 Schonfrist, alle anderen ab 2027.
3. Schweiz ist Sonderfall — keine Pflicht, aber QR-Rechnung dominiert, eBill wächst, deutsche Lieferanten erwarten zunehmend XRechnung-Empfang auch von CH-Kunden.

Deutschland: E-Rechnungspflicht 2025–2028

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung 2024 beschlossen. Sie greift in zwei Wellen — Empfang und Versand getrennt.

Empfangspflicht ab 1. Januar 2025

Seit Anfang 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — unabhängig von der Grösse. Es reicht eine E-Mail-Adresse, an die XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien gesendet werden können. Wer das nicht hat, riskiert, dass Lieferanten ihre Rechnungen anderswohin schicken oder dass strukturierte XML-Dateien ungelesen verfallen.

Wichtig: Es gibt seit dem 1. Januar 2025 keinen Anspruch mehr, eine PDF-Rechnung statt einer E-Rechnung zu verlangen. Die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung von E-Rechnungen wird gesetzlich vermutet.

Versandpflicht — gestaffelt nach Unternehmensgrösse

Was nicht unter die Pflicht fällt

• Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 EUR brutto)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• B2C-Rechnungen an Privatpersonen
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z.B. bestimmte Finanzdienstleistungen)
• Rechnungen an ausländische Unternehmer (innergemeinschaftlich oder Drittland) — diese fallen aber später unter VIDA

Österreich: B2G-Pflicht heute, VIDA ab 2030

Österreich hat aktuell keine inländische B2B-Pflicht. Das wird sich erst mit der EU-VIDA-Richtlinie ab 2030 ändern. Wer aber Aufträge mit dem Bund hat, kennt das Thema seit über 10 Jahren.

B2G — Pflicht seit 2014

Lieferungen und Leistungen an den Bund müssen seit 2014 elektronisch fakturiert werden. Akzeptierte Formate: ebInterface (österreichischer Standard, XML, von der WKO entwickelt) und Peppol BIS Billing 3.0 (EU-Standard). Übermittlung erfolgt über das Unternehmensserviceportal (USP) oder die Peppol-Infrastruktur.

Bundesländer und Gemeinden ziehen schrittweise nach — manche akzeptieren ebInterface, andere setzen ausschliesslich auf Peppol.

B2B inländisch — keine Pflicht, aber Tendenz

Für rein inländische B2B-Umsätze gibt es keine gesetzliche E-Rechnungspflicht. Der österreichische Gesetzgeber hat kein eigenes Mandat geplant und wartet auf die EU-VIDA-Umsetzung.

Praktisch heisst das: Ein Wiener KMU, das Rechnungen ausschliesslich an österreichische Privatkunden und KMU sendet, hat 2026 keinen Handlungsdruck. Wer aber deutsche Geschäftspartner hat, muss im Empfang XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können — die deutsche Pflicht wirkt indirekt mit.

VIDA-Auswirkung ab 2030

Mit der EU-VIDA-Richtlinie wird die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen verpflichtend — auch in Österreich. Format: EN 16931 (also XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface, UBL). Zusätzlich kommt eine digitale Meldepflicht (DRR) an die Finanzverwaltung innerhalb von 10 Tagen.

Inländische B2B-Pflicht ist im aktuellen VIDA-Paket nicht enthalten — das bleibt nationaler Entscheidung der Mitgliedsstaaten überlassen. Mehrere EU-Länder (Frankreich, Polen, Belgien, Italien) führen aber 2026/27 nationale Mandate ein. Österreich könnte folgen.

Schweiz: QR-Rechnung als Standard, eBill wachsend

Die Schweiz ist nicht in der EU und hat keine VIDA-Verpflichtung. Trotzdem ist sie 2026 in der Praxis weiter als viele EU-Länder — durch zwei pragmatische Standards.

QR-Rechnung — Versandstandard seit 2022

Seit 1. Oktober 2022 dürfen nur noch QR-Rechnungen ausgestellt werden — Einzahlungsscheine in der alten Form sind ungültig. Die QR-Rechnung kennt drei Referenztypen:

• QRR (QR-Referenz): 27-stellige Nummer, ersetzt die alte ESR-Referenz, primär für interne Zuordnung im Banking
• SCOR (Creditor Reference, ISO 11649): International standardisierte Referenz, für grenzüberschreitende Zahlungen
• NON (ohne Referenz): Bei kleinen Beträgen oder reinen Privatkundenrechnungen

Wichtig: Ab 21. November 2025 müssen QR-Rechnungen strukturierte Adressfelder verwenden — Freitext-Felder werden ab Ende September 2026 von Banken abgewiesen. Wer noch alte Templates im ERP hat, muss die Migration jetzt durchziehen.

eBill — der digitale Kanal

eBill (betrieben von SIX) ist die digitale Alternative: Rechnungen werden direkt ins E-Banking des Empfängers geliefert, müssen mit einem Klick freigegeben und automatisch bezahlt werden. Das Volumen wächst zweistellig pro Jahr.

eBill ist kein Mandat, sondern ein Kanal. Wer von Lieferanten eBill empfängt, hat strukturierte Daten — vergleichbar mit XRechnung. Wer Kunden hat, die eBill bevorzugen, sollte das Format anbieten können.

B2G — seit 2016 elektronisch

Lieferungen und Leistungen an den Bund über CHF 5'000 müssen elektronisch fakturiert werden. Akzeptiert wird XML/UBL über die Plattform conextrade oder die staatliche eBill-Anbindung.

Was Schweizer Unternehmen heute tun müssen

• QR-Rechnungs-Versand sicherstellen (alle Belege, ohne Ausnahme)
• Strukturierte Adressfelder bis 21.11.2025 prüfen — sonst Bank-Abweisung
• Bei deutschen Lieferanten: Empfang von XRechnung/ZUGFeRD vorbereiten
• eBill-Kanal evaluieren — vor allem im Rechnungsversand an Konsumenten und grosse Auftraggeber

EU-VIDA: Was 2030 kommt

Das EU-Paket «VAT in the Digital Age» (VIDA) wurde im März 2025 beschlossen und ist seit April 2025 in Kraft. Die für E-Rechnung relevanten Wellen:

Phase 1 (seit April 2025): Member States dürfen nationale Mandate einführen

Mitgliedsstaaten können seit April 2025 ohne EU-Genehmigung verpflichtende E-Rechnung einführen. Das hat den Weg für deutsche, französische, polnische und belgische Mandate geebnet.

Phase 2 (ab 1. Juli 2030): Pflicht für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen

Ab 1. Juli 2030 sind E-Rechnungen für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend. Format: EN 16931. Zusätzlich greifen die Digital Reporting Requirements (DRR): Transaktionsdaten müssen innerhalb von 10 Tagen elektronisch an die nationalen Finanzverwaltungen gemeldet werden.

Mitgliedsstaaten haben bis zum 30. Juni 2030 Zeit, die VIDA-E-Rechnung und die DRR in nationales Recht umzusetzen.

Was VIDA praktisch bedeutet

• EN 16931 wird der gemeinsame Nenner — XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface, UBL/Peppol BIS sind alle EN-konform.
• Die zusammenfassende Meldung (ZM) wird ersetzt durch tagaktuelle Transaktionsmeldungen.
• Eine fehlende DRR kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden — Compliance wird zur Liquiditätsfrage.
• Wer 2026 in eine EN-konforme Plattform investiert, deckt den 2030er Mandat ohne zweiten Umbau ab.

Format-Übersicht: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, Factur-X, ebInterface, QR-Rechnung

Sechs Formate dominieren den DACH-Raum. Wer alle empfangen können will, braucht eine Plattform, die jedes Format in dieselbe Pipeline routet — keine Insellösungen pro Format.

Was Sie wirklich brauchen

Die meisten DACH-Unternehmen müssen heute drei Formate empfangen können: XRechnung, ZUGFeRD und QR-Rechnung. Wer EU-weit beschafft, braucht zusätzlich Peppol BIS und Factur-X. ebInterface kommt dazu, sobald Bundes- oder Landesaufträge in AT existieren.

Der Versand-Stack hängt vom Kundenkreis ab: Für CH-Kunden QR-Rechnung, für DE-Kunden XRechnung oder ZUGFeRD, für EU-Kunden Peppol. Wer keine eigene Versandinfrastruktur aufbauen will, nutzt einen Peppol-Access-Point oder eine ERP-eigene Versandfunktion.

Was Sie jetzt konkret tun müssen

Statt einer abstrakten Roadmap: ein praktischer Action-Plan getrennt nach Empfang und Versand, getrennt nach KMU und Konzern.

Empfang — gilt für alle DE-B2B-Unternehmen heute

1. Eingangskanal sicherstellen: dedizierte E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@firma.de), die strukturierte E-Rechnungen entgegennimmt.
2. Format-Erkennung einrichten: XRechnung (.xml), ZUGFeRD (.pdf mit eingebettetem XML), Factur-X (.pdf) automatisch identifizieren und routen.
3. XML-Validierung: Pflichtfelder gegen EN 16931 prüfen (BT-Nummern). Fehlerhafte Belege automatisch zurückweisen.
4. Archivierung: Original-XML revisionssicher, GoBD-konform, mindestens 10 Jahre.
5. ERP-Übergabe: XML-Daten als fertigen Buchungssatz ins ERP — nicht als PDF-Beleg, der nochmal manuell erfasst wird.

Versand — KMU bis 800'000 EUR Vorjahresumsatz

Bis Ende 2027 dürfen Sie weiter PDF oder Papier versenden. Aber: Sie sollten 2026 anfangen zu testen, denn ab 1.1.2028 ist die Versandpflicht ohne Übergangszeit.

1. ERP- oder Rechnungssoftware-Vendor fragen: gibt es ein XRechnung- oder ZUGFeRD-Modul?
2. Pilot mit zwei oder drei Stammkunden — wer freut sich über strukturierte Rechnungen?
3. Stammdaten-Hygiene: Kunden-IDs, Leitweg-IDs (für B2G), VAT-IDs aktualisieren.

Versand — Unternehmen über 800'000 EUR Vorjahresumsatz

Sie sind ab 1.1.2027 versandpflichtig. Das heisst: 2026 ist Implementierungsjahr.

1. Bestandsaufnahme: Welche Belegtypen versenden Sie heute? Wo liegt der Generator (ERP, Rechnungstool, Drittsystem)?
2. Format-Strategie: XRechnung für maschinell-only-Kunden, ZUGFeRD für Mischkunden mit visuellem Bedarf.
3. Versandkanal: E-Mail mit strukturiertem XML-Anhang oder Peppol-Access-Point. Letzteres ist EU-weit kompatibel.
4. Pilot Q3 2026: ein Lieferantensegment, drei Monate parallel, dann ausrollen.
5. Vollproduktion Q4 2026: alle B2B-Belege strukturiert.

Schweizer und österreichische Unternehmen

• CH: QR-Rechnungs-Migration auf strukturierte Adressfelder bis 21.11.2025 abschliessen. Empfang von XRechnung/ZUGFeRD vorbereiten, falls deutsche Lieferanten existieren.
• AT: B2G-Setup über USP-Peppol prüfen. Empfang von strukturierten Formaten vorbereiten — VIDA kommt 2030, aber ein deutscher Lieferant kann schon morgen XRechnung versenden.

Empfang automatisieren — was eine Software können muss

Es gibt aktuell drei Klassen von E-Rechnungs-Software auf dem Markt: pure Empfangs-Tools, integrierte AP-Plattformen und ERP-eigene Module. Was alle gemeinsam haben sollten:

1. Multi-Format-Routing: Eine einzige Inbox empfängt alle Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol, QR-Rechnung) und routet sie in die gleiche Verarbeitungspipeline.
2. Strukturierte XML-Verarbeitung: Felder werden direkt aus dem XML gelesen, nicht über OCR aus dem PDF — sonst entstehen Fehler bei Werten, die in der visuellen Darstellung anders gerundet sind.
3. EN-16931-Validierung: Pflichtfelder, Formatregeln, Steuerlogik nach EN 16931. Fehlerhafte Belege werden klar gekennzeichnet, nicht still durchgewunken.
4. Sonstige-Rechnungen-Pipeline: Bestandsbelege (PDF, Scan) müssen weiter verarbeitbar sein — eine Pipeline für strukturiert und sonstig, kein Bruch.
5. ERP-Übergabe: Strukturierte Buchungssätze ins ERP, nicht nur Beleg-Speicherung. Sonst doppelte Erfassung.
6. Revisionssichere Archivierung: GoBD- und GeBüV-konform, Original-XML unveränderbar, Audit-Trail pro Verarbeitungsschritt.
7. Reporting: Live-Sicht auf Eingangsvolumen pro Format, Ablehnungsquote, Validierungsfehler. Sonst läuft das Setup blind.

Vertiefte Sicht auf die Auswahlkriterien für AP-Software gibt es in unserem DACH-Leitfaden zur Kreditorenbuchhaltung-Automatisierung. Die technischen Hintergründe zur Extraktion strukturierter Daten erklären wir im Beitrag Intelligent Document Processing (IDP).

Wie Dokumentas die Empfangsseite löst

Dokumentas konzentriert sich auf den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen — nicht auf den Versand. Was wir konkret tun:

• Native Verarbeitung aller DACH-Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931, Peppol BIS, Factur-X und QR-Rechnung in einer Pipeline.
• Direkter XML-Read: Felder kommen aus dem strukturierten Anhang, nicht aus OCR. Bei ZUGFeRD wird das eingebettete XML direkt extrahiert; bei reinen XRechnung-/UBL-Dateien entfällt OCR komplett.
• Sonstige-Rechnungen-Bridge: Bestandsbelege (PDF, Scan) laufen durch dieselbe Pipeline mit Template-freier KI-Extraktion. Keine Format-Insellösung.
• EN-16931-Validierung: Pflichtfelder und Steuerregeln werden geprüft. Belege mit Validierungsfehlern landen in der Prüfoberfläche.
• ERP-Übergabe: Strukturierte Buchungssätze ins ERP (SAP, Abacus, Sage, Microsoft Dynamics, DATEV, Infor) — idempotent, mit vollem Audit-Trail.
• Archivierung: Original-XML und PDF werden revisionssicher in Schweizer Rechenzentren (ISO 27001) gespeichert. GoBD- und GeBüV-konform.

Was Dokumentas nicht macht: Versand von E-Rechnungen. Wir sind kein eBill-Provider und kein Peppol-Access-Point. Für die Versandseite arbeiten wir mit etablierten Anbietern zusammen oder das ERP-System des Kunden übernimmt das.

Praxisbeispiel aus der Versicherungsbranche: Mailroom-Automatisierung mit Klassifikation — Eingangspost (inkl. E-Rechnungen) wird automatisch erkannt, klassifiziert und an die richtigen Bereiche geroutet, mit hoher Dunkelverarbeitungsquote im Live-Betrieb.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist 2026 keine Theorie mehr. In Deutschland ist der Empfang seit 2025 Pflicht, der Versand greift gestaffelt 2027/28. Österreich folgt mit VIDA 2030, die Schweiz hat keinen Mandat, ist aber durch QR-Rechnung und eBill faktisch schon gut aufgestellt.

Wer 2026 in eine Empfangs-Lösung investiert, deckt drei Themen gleichzeitig ab: deutsche B2B-Pflicht, schweizerische QR-Rechnung, EU-VIDA ab 2030. Wichtig ist nicht das schickste Format, sondern eine Pipeline, die alle DACH-Formate in dieselbe Verarbeitungslogik bringt — strukturiert ins ERP, mit Audit-Trail und ohne Insellösung pro Format.

Bei der Empfangsseite helfen wir gerne — von der Format-Bestandsaufnahme bis zur produktiven Plattform. Demo anfragen oder direkt den Rechnungsagenten ansehen.