Rechnungen und Bestellungen automatisch ins ERP — mit F&B-Feldern, die stimmen.
Dokumentas erfasst Chargennummern, MHD, Nettogewichte und VE/GE automatisch aus Eingangsrechnungen und Bestellungen.
Auch wenn Chargennummern auf verschiedenen Seiten stehen, Gewichte um ein paar Gramm abweichen oder MHD pro Position manuell gesucht werden muss — Rechnungs- und Bestellagent kennen die F&B-Spezifika und übergeben strukturiert an CSB, SAP und proALPHA.
Herausforderung
Warum Standard-IDP in Food & Beverage an Grenzen stösst
Lebensmittel-Dokumente tragen Felder, die generische OCR-Lösungen nicht kennen — variable Gewichte, Chargen, MHD, QS-Zertifikate. Dazu kommen Saisonpeaks, heterogene Lieferantenformate und die E-Rechnungspflicht ab 2027/28.
Variable Gewichte, Chargen, MHD
Fleisch, Molkerei, Tiefkühl — Rohware kommt mit variablen Gewichten, Chargennummern und Mindesthaltbarkeits-Daten. Standard-OCR liest die Felder zwar aus, aber ordnet sie der Position nicht richtig zu.
Saisonpeaks ohne FTE-Aufbau
Weihnachten, Spargel, Grillsaison — bei Gastro-Grosshandel und Frischdiensten verdoppelt sich das Bestellvolumen kurzfristig. Aushilfen einzuarbeiten kostet mehr, als die Saison am Ende einbringt.
E-Rechnungspflicht & IFS/BRC-Audits
Ab 2027/28 müssen Rechnungen in DE strukturiert ausgetauscht werden. Gleichzeitig fordern IFS/BRC-Audits lückenlose Ablage von Chargen-Dokumenten und QS-Zertifikaten — manuell kaum mehr machbar.
So läuft's ab
Typischer F&B-Workflow
Von der Eingangsrechnung bis zur ERP-Buchung — mit den F&B-Feldern, die tatsächlich geprüft werden müssen, und den Ausnahmen, die täglich vorkommen.
Dokument trifft ein
PDF, Bestellung, ZUGFeRD oder XRechnung — egal welches Layout, welcher Lieferant, welche Sprache.
Manuelle Prüfung
Chargen-Nummern suchen, Gewichte abgleichen, MHD pro Position prüfen — Team-Arbeit mit Taschenrechner und Rückfragen.
dokumentas übernimmt
KI extrahiert F&B-Felder, prüft gegen Bestellung und Master-Daten, bucht direkt ins ERP — Ausnahmen nur dann an euch, wenn Urteil wirklich nötig ist.
Lösung
So deckt Dokumentas die F&B-Dokumentenprozesse ab
Rechnungsagent und Bestellagent kennen die Felder, die in der Lebensmittelindustrie zählen — und sind vorintegriert mit den ERPs, die in DACH tatsächlich laufen.
F&B-Felder pro Position automatisch erfasst
Chargennummer, MHD, Nettogewicht, VE/GE und Verpackungseinheit werden pro Rechnungszeile extrahiert und der korrekten Position zugeordnet — auch bei wechselnden Lieferantenlayouts und variablen Gewichten.
- Chargen und MHD pro Position mit Master-Daten verknüpft
- Brutto-/Nettogewicht-Abweichungen mit Toleranz-Check
- ZUGFeRD und XRechnung parsing-nativ verarbeitet
automatisch extrahiert
Gastro-Long-Tail ohne EDI ans ERP angebunden
Gastronomen und Frischdienst-Kunden bestellen per PDF, Mail, Portal oder Fax — der Bestellagent legt sie ERP-ready an, mit kundenspezifischen Preislisten, Mindestbestellmengen und Wunschliefertermin.
- Multi-Channel-Eingang ohne separate Integration
- Kundenspezifische Artikel-Codes und Preislisten
- 3× schnellere Auftragserfassung bei Saisonpeaks
HACCP, QS & Audit-Readiness
HACCP-Begleitpapiere, IFS/BRC-Zertifikate und Veterinär-Dokumente werden pro Charge abgelegt und verknüpft — Audit-Trail lückenlos, ohne dass jemand manuell nachheftet.
Vorintegriert mit CSB, SAP & Dynamics
Connectoren für CSB-System (F&B-Marktführer), SAP S/4HANA, SAP Business One, Microsoft Dynamics, proALPHA, infor M3 und Abas. EU-gehostet, DSGVO-konform, E-Rechnungs-ready (ZUGFeRD, XRechnung).
Resultate
Messbare Ergebnisse in Food & Beverage
Typische Zielwerte nach Einführung der Agenten bei Lebensmittelherstellern, Getränke-Produzenten und Gastro-Grosshandel.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Antworten rund um Dokumentenautomatisierung in der Lebensmittelindustrie.
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