Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Der Rechnungsagent extrahiert, prüft und bucht Eingangsrechnungen direkt ins ERP — auch bei wechselnden Layouts, Teilrechnungen oder fehlendem Bestellbezug.

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ESGroup

Vulkanstrasse 105, 8048 Zürich

RECHNUNG

Muster GmbH Bahnhofstrasse 42, 8001 Zürich

Rechnungs-Nr.: 2025/0995
Datum: 18.05.2025
Kunden-Nr.: 4567/89

Pos.	Beschreibung	Anz.	Betrag
1	Bürostuhl ErgoPlus	5	600.00
2	Schreibtisch ProLine	3	1'050.00
3	Monitor 24" LED HD	4	720.00
4	Tastatur & Maus Set	2	150.00

Zwischensumme: CHF 1'665.00

MwSt. 8.1%: CHF 134.87

Gesamtsumme

CHF 1'799.87

Schritt 1

AI Extraktion

Template-freie Erkennung

Schritt 2

Business Rules

Validierung & Matching

Schritt 3

Freigabe

Auto-Approval → ERP

Extrahierte Daten

Rechnungs-Nr.

2025/0995

Gesamtbetrag

1'799.87

Datum

18.05.2025

MwSt.

8.1%

Kunde

Muster GmbH

Positionen

Lieferant verifiziert

Bestellung gematcht

Kostenstelle: IT-4200

MwSt. korrekt

>80%

Dunkelverarbeitung im Regelbetrieb

-90%

Manuelle Eingriffe

100%

ERP-ready Daten

So funktioniert's

So funktioniert der Rechnungsagent

Der Rechnungsagent kombiniert template-freie KI-basierte Dokumentenerkennung (IDP) mit tief integrierter Business- und Accounting-Logik, sodass Rechnungen nicht nur korrekt extrahiert, sondern prozess- und buchhaltungsfertig verarbeitet werden.

Kostenlose Demo

Vom Standard zur Realität

Die meisten Tools automatisieren den Standardfall.

Buchhaltungsteams bleiben mit allem sitzen, was davon abweicht. Genau dort setzt der Rechnungsagent an.

Der ideale Rechnungseingang

Sauber, strukturiert, eindeutig zuordenbar.

Rechnung kommt als strukturiertes PDF mit konstantem Layout
Klare PO-Nummer, 1:1-Zuordnung zur Bestellung
Mengen und Preise stimmen exakt mit Bestellung überein
Ein Steuersatz, eine Währung, saubere Zahlungsbedingungen
Direkte Übergabe ans ERP, ohne Nacharbeit

Was tatsächlich eingeht

Gemischte Formate, Abweichungen, Ausnahmen.

Jeder Lieferant schickt anders: PDF, gescannt, per Mail, in unterschiedlichen Layouts
Teilrechnungen, Gutschriften und Sammelrechnungen mit mehreren Bestellbezügen
Mengen- und Preisabweichungen innerhalb und ausserhalb der Toleranz
Rechnungen ohne Bestellbezug, die in einen Freigabe-Workflow müssen
Unterschiedliche Steuersätze, Währungen, Zu- und Abschläge auf einer Rechnung

Benefits

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Extrahierte und validierte Rechnungsdaten werden ERP-ready aufbereitet und nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme überführt. Business-Kontext, Validierungslogik und Prozessregeln sorgen für eine direkte, buchhaltungsfertige Verbuchung.

Integrierter IDP-Kern

Intelligent Document Processing für automatische Rechnungserkennung, Trennung und Klassifizierung.

Template-freie Rechnungsextraktion

Verarbeitet Rechnungen neuer Lieferanten und wechselnde Layouts automatisch – ohne manuelle Konfiguration pro Lieferant.

Intelligentes Invoice-Matching

Mit automatischer Behandlung von Teillieferungen, Mengen- und Preisabweichungen.

Integrierte Accounting-Logik

Kostenstellen, Sachkonten, Steuerlogiken und Toleranzprüfungen direkt im Prozess – buchhaltungsfertige Daten statt nur Rohdaten.

Human in the Loop für Rechnungsfreigabe

Intelligentes Exception Handling – Menschen greifen nur bei Abweichungen ein, mehrstufige Genehmigungs-Workflows nach Rolle und Betrag.

End-to-End-Reporting

Vollständige Transparenz über Dunkelverarbeitungsquote, offene Freigaben, Durchlaufzeiten und Engpässe – ideal für Finance und Management.

Für wen

Spürbar für jede Rolle im Finanzprozess

Der gleiche Agent, drei verschiedene Perspektiven. Weniger Routine für das Team, mehr Kontrolle für Finance, belastbarere Zahlen fürs Unternehmen.

Für die Buchhaltung

Keine Position-für-Position-Prüfung mehr. Der Agent extrahiert, ordnet und matched gegen Bestellung und Lieferschein. Mitarbeitende prüfen nur noch, was wirklich geklärt werden muss.

Für Finance & Controlling

Transparenz über Dunkelverarbeitungsquote, offene Freigaben und Durchlaufzeiten. Kostenstellen und Sachkonten sind bereits im Prozess zugeordnet — Monatsabschlüsse werden planbarer.

Fürs Unternehmen

Rechnungsvolumen kann wachsen, ohne dass das Team mitwächst. Prozesse bleiben konsistent über Standorte und Tochtergesellschaften — mit nachvollziehbarem Audit-Trail.

Use Cases

Der Rechnungsagent in der Praxis

Entdecken Sie, wie Unternehmen den Rechnungsagenten erfolgreich für ihre Dokumentenverarbeitung einsetzen.

Logistik

Eingangsrechnungs-Automatisierung mit 3-Way-Matching

Eingangsrechnungen automatisiert prüfen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen und zur Freigabe bringen — mit Netsuite-Integration.

Versicherung

Mailroom-Automatisierung in der Versicherungsbranche

Tägliche Eingangspost automatisiert verarbeiten — kanalübergreifend, mit hoher Dunkelverarbeitungsquote und nahtloser Integration eines Scanning-Centers.

Über Dokumentas

Gebaut von Experten für echte Prozesse

Dokumentas stammt von der ESGroup, einem unabhängigen Softwareunternehmen mit Standorten in der Schweiz und Polen.

20+ Jahre Erfahrung

Seit über zwei Jahrzehnten spezialisiert auf Softwareentwicklung und Prozessautomatisierung.

Modulare Plattform

Standardmodule, die sich individuell anpassen lassen. Schnell, stabil, zukunftssicher.

Schweiz & Polen

Unabhängiges Softwareunternehmen mit Standorten in der Schweiz und Polen — nah am Kunden, global vernetzt.

Mehr über uns

Unser Ansatz

In 5 Schritten zur erfolgreichen Rechnungsautomatisierung

Analyse

Ausgangslage verstehen

Automatisierungspotenzial erkennen und aktuelle Prozesse gemeinsam evaluieren.

Use-Case

Start-Use-Case definieren

Klaren Fokus setzen — welcher Prozess bringt den schnellsten ROI?

Demo

Live-Demo mit Ihren Rechnungen

Keine generischen Slides — wir verarbeiten Ihre echten Rechnungen live.

Prozess

End-to-End durchleuchten

Vom Rechnungseingang über Validierung bis zur ERP-Buchung — jeden Schritt optimieren.

Roadmap

Roadmap & Exit-Optionen

Transparenter Plan mit Meilensteinen, Zeitrahmen und flexiblen Ausstiegsmöglichkeiten.

Kostenlose Demo anfordern

Compare

Warum Dokumentas für digitale Rechnungsverarbeitung?

Schluss mit manuellen Workflows und starren Template-Systemen. Dokumentas.ai automatisiert Ihre Rechnungsverarbeitung intelligent und skalierbar.

Template-basierte Extraktion (manuelles Setup pro Lieferant)
Nur Datenextraktion, keine Business-Logik
Hoher manueller Aufwand bei Abweichungen
Starre ERP-Integration ohne Validierung
Keine kontinuierliche Verbesserung

Template-freie KI-Extraktion (automatisch für neue Lieferanten)
Integriertes Matching & Accounting-Logik
>80% Dunkelverarbeitung durch intelligente Validierung
ERP-ready Daten mit Business-Kontext
Kontinuierliches Lernen durch Human-in-the-Loop

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Alles was Sie über den Rechnungsagenten und die automatisierte Rechnungsverarbeitung wissen müssen.

Der Rechnungsagent nutzt Intelligent Document Processing (IDP), um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und alle relevanten Daten zu extrahieren – unabhängig von Layout, Sprache oder Lieferant. Neue Lieferanten oder geänderte Rechnungsformate erfordern keine manuelle Konfiguration. Die KI lernt kontinuierlich dazu und verbessert die Erkennungsqualität mit jedem verarbeiteten Dokument.

Der Rechnungsagent gleicht Eingangsrechnungen automatisch mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen ab. Dabei werden Positionen, Mengen, Preise und Konditionen geprüft. Auch komplexe Szenarien wie Teillieferungen, Mengenabweichungen oder Preisdifferenzen innerhalb definierter Toleranzen werden automatisch behandelt. Nur bei echten Unstimmigkeiten wird ein Klärfall erzeugt.

Im Gegensatz zu reinen Extraktionslösungen liefert der Rechnungsagent nicht nur Rohdaten, sondern buchhaltungsfertige Ergebnisse. Kostenstellen, Sachkonten, Steuerlogiken und Toleranzprüfungen werden direkt im Verarbeitungsprozess angewendet. Das bedeutet: Die Daten, die im ERP ankommen, sind bereits kontiert und können ohne weitere manuelle Nacharbeit verbucht werden.

Rechnungen ohne Bestellbezug werden vom Rechnungsagenten erkannt und separat behandelt. Die KI extrahiert alle relevanten Daten und leitet die Rechnung in einen definierten Freigabe-Workflow – mit mehrstufiger Genehmigung nach Rolle, Kostenstelle und Betrag. So bleiben auch Non-PO-Rechnungen im automatisierten Prozess, ohne dass sie manuell aussortiert werden müssen.

Ja. Der Rechnungsagent ist auf reale Komplexität ausgelegt: Sammelrechnungen mit mehreren Bestellbezügen, Teilrechnungen, Gutschriften, Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen und Währungen sowie Rechnungen mit Zu- und Abschlägen werden automatisch erkannt und korrekt verarbeitet. Die Validierungsregeln lassen sich individuell an Ihre Geschäftslogik anpassen.

Im Regelbetrieb erreicht der Rechnungsagent eine Dunkelverarbeitungsrate von über 70 % – das bedeutet, mehr als 7 von 10 Rechnungen durchlaufen den gesamten Prozess vollautomatisch, von der Erfassung bis zur buchungsfertigen Übergabe ins ERP. Die manuellen Eingriffe reduzieren sich um bis zu 80 %. Durch kontinuierliches Lernen aus Korrekturen steigt die Rate mit der Zeit weiter an.

Bereit?

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Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer echten Rechnungen, wie der Rechnungsagent Ihre Verarbeitung automatisiert — unverbindlich und in wenigen Minuten.

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