Auftragsverarbeitung automatisieren mit KI
Der Bestellagent liest Kundenbestellungen aus E-Mail, PDF, Scan oder Portal und legt sie ERP-ready an — auch bei Freitext-E-Mails, neuen Kunden oder unvollständigen Feldern.
| Art.-Nr. | Beschreibung | Menge | Preis |
|---|---|---|---|
| 1001 | Bürostuhl ErgoPlus | 6 | 170.00 |
| 2003 | Schreibtisch ProLine | 3 | 332.00 |
| 3050 | Monitor 24" LED HD | 4 | 180.00 |
| 4097 | Tastatur & Maus Set | 2 | 75.00 |
So funktioniert's
So funktioniert der Bestellagent
Der Bestellagent erkennt Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien automatisch, extrahiert Artikeldaten, gleicht sie mit Stammdaten ab und legt Aufträge direkt im ERP an — ohne manuelles Abtippen.
Vom Standard zur Realität
Die meisten Tools automatisieren den Standardfall.
Bestellungen kommen aber selten nach Schema F — und genau dort scheitern template-basierte Lösungen. Der Bestellagent ist für die Ausnahmen gebaut.
Strukturiert, vollständig, eindeutig.
- Bestellung als strukturiertes Formular oder Portal-Export
- Artikelnummern statt Bezeichnungen, eindeutig zuordenbar
- Alle Pflichtfelder ausgefüllt: Kunde, Menge, Einheit, Liefertermin
- Preise und Konditionen passen zu den Stammdaten
- Direkte Auftragsanlage im ERP, ohne Nachfrage
Gemischte Kanäle, Freitext, fehlende Felder.
- Bestellungen per E-Mail, PDF, Scan, Fax oder Portal — jede Quelle sieht anders aus
- Freitext-E-Mails ohne festes Schema, handschriftliche Ergänzungen
- Neue Kunden ohne hinterlegtes Template, geänderte Formate
- Fehlende Pflichtfelder: Kundennummer, Liefertermin oder Artikelnummer
- Abweichende Preise, Konditionen oder Mindestbestellmengen
Benefits
Vorteile der automatisierten Auftragsverarbeitung
Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien werden automatisch erkannt, extrahiert und als ERP-ready Aufträge angelegt. Artikel-Matching, Preisprüfung und Lagervalidierung sorgen für fehlerfreie Auftragsanlage.
Template-freie Auftragserkennung
Intelligent Document Processing für die automatische Erkennung, Klassifizierung und Extraktion von Kundenbestellungen – ohne Templates und ohne manuelle Vorab-Konfiguration.
Multichannel-Bestelleingang
Verarbeitet Bestellungen aus E-Mails, PDFs, Scans, Portalen sowie strukturierten und unstrukturierten Formaten – unabhängig von Layout oder Quelle.
Validierung & Business-Logik
Automatische Prüfung von Artikeln, Mengen, Preisen, Lieferterminen und Pflichtfeldern – inklusive kundenspezifischer Konditionen und Regeln.
ERP-Integration & strukturierte Übergabe
Übergibt geprüfte, strukturierte Auftragsdaten ERP-ready an bestehende Systeme – inklusive Business-Kontext und Prozesslogik.
Human-in-the-Loop bei Abweichungen
Benutzer greifen nur bei unvollständigen oder fehlerhaften Bestellungen ein. Korrekturen fliessen direkt in den laufenden Prozess zurück.
Transparenz & Durchlaufzeiten
Zentrales Dashboard für eingegangene Bestellungen, Klärfälle, Automatisierungsquote und Durchlaufzeiten – für Fachabteilungen und Management.
Für wen
Spürbar für jede Rolle rund um den Auftragseingang
Derselbe Agent, drei Perspektiven. Weniger Tipparbeit im Innendienst, höhere Datenqualität in Operations, mehr Skalierbarkeit fürs Unternehmen.
Für den Vertriebsinnendienst
Keine Bestellungen mehr Zeile für Zeile ins ERP tippen. Der Agent erkennt Artikel, Mengen und Lieferadressen — Mitarbeitende kümmern sich nur um Klärfälle, nicht um Routine.
Für Operations & Supply Chain
Saubere Auftragsdaten von Anfang an: Artikel, Mengen, Liefertermine validiert gegen Stammdaten. Weniger Rückfragen an Kunden, belastbare Plandaten für Lager und Disposition.
Fürs Unternehmen
Bestellvolumen kann wachsen, ohne dass das Team mitwachsen muss. Neue Kunden onboarden schneller, die Durchlaufzeit von Bestelleingang bis Auftragsanlage sinkt spürbar.
Use Cases
Der Bestellagent in der Praxis
Entdecken Sie, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen den Bestellagenten erfolgreich einsetzen.
Bestellautomatisierung in der Verpackungsindustrie
Unstrukturierte Bestellungen per E-Mail automatisiert verarbeiten — trotz kundenspezifischer Formate und ohne EDI-Standardisierung.
GesundheitswesenBestellautomatisierung im Healthcare-Umfeld
Heterogene Bestellformate aus Spitälern und Kliniken automatisiert verarbeiten — mit kundenspezifischen Business Rules und SAP-Übergabe.
Über Dokumentas
Gebaut von Experten für echte Prozesse
Dokumentas stammt von der ESGroup, einem unabhängigen Softwareunternehmen mit Standorten in der Schweiz und Polen.
20+ Jahre Erfahrung
Seit über zwei Jahrzehnten spezialisiert auf Softwareentwicklung und Prozessautomatisierung.
Modulare Plattform
Standardmodule, die sich individuell anpassen lassen. Schnell, stabil, zukunftssicher.
Schweiz & Polen
Unabhängiges Softwareunternehmen mit Standorten in der Schweiz und Polen — nah am Kunden, global vernetzt.
Unser Ansatz
In 5 Schritten zur erfolgreichen Bestellautomatisierung
Ausgangslage verstehen
Automatisierungspotenzial erkennen und aktuelle Prozesse gemeinsam evaluieren.
Start-Use-Case definieren
Klaren Fokus setzen — welcher Prozess bringt den schnellsten ROI?
Live-Demo mit Ihren Bestellungen
Keine generischen Slides — wir verarbeiten Ihre echten Bestellungen live.
End-to-End durchleuchten
Vom Bestelleingang über Validierung bis zur Auftragsanlage im ERP — jeden Schritt optimieren.
Roadmap & Exit-Optionen
Transparenter Plan mit Meilensteinen, Zeitrahmen und flexiblen Ausstiegsmöglichkeiten.
Compare
Warum Dokumentas für Auftragsverarbeitung?
Schluss mit manueller Auftragserfassung, Medienbrüchen und starren Template-Systemen. Dokumentas.ai automatisiert Ihren Auftragseingang intelligent, flexibel und skalierbar.
- Manuelle Auftragserfassung aus E-Mails und PDFs
- Starre Templates je Kunde oder Format
- Hoher Abstimmungsaufwand bei unvollständigen Bestellungen
- Medienbrüche zwischen Vertrieb, Backoffice und ERP — Integration ohne Validierung
- Kaum Skalierbarkeit bei steigendem Bestellvolumen
- Template-freie Erkennung eingehender Kundenbestellungen
- Automatische Validierung von Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferterminen
- Strukturierte, ERP-ready Auftragsdaten mit Business-Kontext
- Human-in-the-Loop nur bei echten Klärfällen
- Kontinuierliches Lernen aus Korrekturen und neuen Formaten
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles was Sie über den Bestellagenten und die automatisierte Auftragsverarbeitung wissen müssen.
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Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer echten Bestellungen, wie der Bestellagent Ihre Auftragsverarbeitung automatisiert — unverbindlich und in wenigen Minuten.
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