Logistik & P2P

Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses

Eingangsrechnungen automatisiert prüfen und mit Leistungs- und Lieferdaten abgleichen — inkl. positionsgenauem 3-Way-Matching und strukturierter ERP-Übergabe.

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Herausforderung

Warum die manuelle Rechnungsprüfung zum Engpass wird

Im Purchase-to-Pay-Prozess erfolgt die Rechnungsprüfung häufig manuell — insbesondere bei PDF-Rechnungen mit Begleitdokumenten wie Wiegescheinen.

Hoher manueller Prüfaufwand

Mengen-, Preis- und Materialabgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Lieferschein erfolgt manuell. Jede Position muss einzeln geprüft und im ERP abgeglichen werden.

Lange Durchlaufzeiten

Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und Buchung vergehen oft Tage. Medienbrüche zwischen E-Mail, ERP und Fachbereich verlangsamen den gesamten Prozess.

Fehlende Transparenz

Abweichungen und Klärfälle sind schwer nachvollziehbar. Ohne zentrales Dashboard fehlt der Überblick über offene Rechnungen, Blockaden und Freigabestatus.

Lösung

So automatisiert Dokumentas die Rechnungsprüfung

KI-gestützte Extraktion, automatisches 3-Way-Matching und ein zentrales Freigabe-Dashboard — für eine durchgängige Automatisierung bis zur ERP-Übergabe.

KI-gestützte Extraktion

Automatische Extraktion aller relevanten Daten auf Header- und Positionsebene — aus PDF-Rechnungen, Wiegescheinen und Begleitdokumenten.

Automatisches 3-Way-Matching

Positionsgenauer Abgleich von Rechnung, Bestellung und Leistungsdaten aus dem ERP — mit automatischer Kategorisierung in Grün, Orange und Rot.

Zentrales Freigabe-Dashboard

Alle Rechnungen auf einen Blick — mit Status, Validierungslogik und gezielter Bearbeitung von Abweichungen. Standardfälle laufen automatisch durch.

Automatisierte ERP-Übergabe

Geprüfte und freigegebene Rechnungen werden direkt und strukturiert an Netsuite übergeben — für eine durchgängige Automatisierung des P2P-Prozesses.

Resultate

Messbare Ergebnisse im P2P-Prozess

Typische Ergebnisse nach der Einführung der automatisierten Rechnungsprüfung in der Logistik.

-70%

Manueller Prüfaufwand

-65%

Durchlaufzeit bis Freigabe

95%

Matching-Quote bei Standardfällen

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten rund um die Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses in der Logistik.

Beim 3-Way-Matching werden die Daten einer Eingangsrechnung positionsgenau mit der zugehörigen Bestellung und den Leistungs- bzw. Lieferdaten aus dem ERP abgeglichen — Mengen, Preise und Materialien werden automatisch geprüft.

Grün bedeutet: alle Positionen matchen — die Rechnung kann automatisch freigegeben werden. Orange: leichte Abweichungen, die gezielt geprüft werden. Rot: signifikante Abweichungen oder fehlende Daten, die eine manuelle Klärung erfordern.

Ja. Die KI-Extraktion erkennt und verarbeitet Begleitdokumente wie Wiegescheine, Lieferscheine und Leistungsnachweise. Die extrahierten Daten fliessen direkt in das 3-Way-Matching ein.

Im beschriebenen Use Case erfolgt die Übergabe an Netsuite. Dokumentas integriert sich über standardisierte Schnittstellen (API, Flat-File) auch in SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme.

Abhängig vom Rechnungsvolumen und der bisherigen Prozessstruktur sind Entlastungen von 6–7 FTE im Rechnungseingang realistisch. Die 95 % Matching-Quote bei Standardfällen sorgt dafür, dass nur echte Ausnahmen manuell bearbeitet werden müssen.

Bereit?

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Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer echten Rechnungen, wie das automatisierte 3-Way-Matching Ihren P2P-Prozess beschleunigt — unverbindlich und in wenigen Minuten.

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