Gesundheitswesen

Bestellautomatisierung im Healthcare-Umfeld

Hohe Mengen eingehender Bestellungen automatisiert verarbeiten — trotz kundenspezifischer Formate und komplexer Anforderungen im Krankenhaus- und Healthcare-Umfeld.

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Herausforderung

Warum Healthcare-Unternehmen bei Bestellungen an Grenzen stossen

Unstrukturierte Bestellformate, komplexe Artikel- und Variantenstrukturen und zeitkritische Versorgungsprozesse machen die manuelle Auftragserfassung zum Engpass — bei ca. 20'000 Bestellungen pro Jahr.

Heterogene Bestellformate

Bestellungen im Healthcare-Bereich erfolgen häufig unstrukturiert und kundenindividuell — per PDF, Excel, Freitext-E-Mail oder eigenen Formularen. Jeder Kunde liefert in einem anderen Format.

Komplexe Artikelstrukturen

Medizinprodukte, Verbrauchsmaterialien und pharmazeutische Artikel mit komplexen Varianten, Chargen und Einheiten erschweren die automatische Zuordnung und erhöhen die Fehleranfälligkeit.

Zeitkritische Versorgungsprozesse

Im Krankenhaus- und Healthcare-Umfeld sind schnelle Lieferzeiten essenziell. Verzögerungen bei der Auftragserfassung gefährden die Versorgungssicherheit und bremsen Produktion und Logistik.

Lösung

So automatisiert Dokumentas den Bestellprozess im Healthcare

KI-gestützte End-to-End-Automatisierung des Auftragseingangs — von der Extraktion über kundenspezifische Business Rules bis zur strukturierten SAP-Übergabe.

Automatisches Auslesen aller Bestellungen

Eingehende Bestellungen werden automatisch erkannt und extrahiert — unabhängig von Format, Layout oder Absender.

Kundenspezifische Business Rules

Individuelle Regeln auf Account-Ebene steuern die Verarbeitung — Preiskonditionen, Sortimentsvorgaben und kundenspezifische Validierungen.

Stammdaten-Anreicherung & Validierung

Bestelldaten werden automatisch mit referenzierten Stammdaten je Kunde angereichert und auf Plausibilität geprüft — Artikelnummern, Mengen, Preise.

Direkte SAP-Übergabe

Validierte Auftragsdaten werden direkt und strukturiert an SAP übergeben — für eine durchgängige Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses.

Resultate

Messbare Ergebnisse im Gesundheitswesen

Typische Ergebnisse nach der Einführung des Bestellagenten bei Healthcare-Unternehmen.

-80%

Manuelle Datenerfassung

-65%

Durchlaufzeit Auftragsverarbeitung

20'000+

Bestellungen pro Jahr skalierbar

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten rund um die Bestellautomatisierung im Gesundheitswesen.

Der Bestellagent verarbeitet alle gängigen Formate: PDF-Bestellformulare, Excel-Listen, E-Mails mit Freitext sowie strukturierte Krankenhaus-Bestellsysteme. Kundenspezifische Layouts werden automatisch erkannt — ohne Templates oder manuelle Vorab-Konfiguration.

Für jeden Account werden individuelle Verarbeitungsregeln hinterlegt — von Preiskonditionen über Sortimentsvorgaben bis hin zu spezifischen Validierungsregeln. So wird jede Bestellung gemäss den Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kunden verarbeitet.

Validierte Auftragsdaten werden über standardisierte Schnittstellen (API, IDOC, Flat-File) direkt und strukturiert an SAP übergeben. Die Integration erfolgt nahtlos in bestehende SAP-Landschaften — ohne Anpassungen am ERP-System selbst.

Der Agent gleicht Bestellpositionen automatisch mit den Stammdaten ab — auch bei komplexen Varianten, unterschiedlichen Einheiten oder Kunden-Artikelnummern. Nicht zuordenbare Positionen werden als Klärfall markiert und können mit wenigen Klicks ergänzt werden.

Vom Kick-off bis zum produktiven Einsatz vergehen in der Regel wenige Wochen. Der Agent lernt mit Ihren echten Bestellungen und steigert seine Automatisierungsquote kontinuierlich. Kundenspezifische Business Rules werden im Onboarding konfiguriert.

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Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer echten Bestellungen, wie der Bestellagent Ihre Auftragsverarbeitung automatisiert — unverbindlich und in wenigen Minuten.

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