Auftragsverarbeitung automatisieren mit KI

Der Bestellagent von Dokumentas nutzt Intelligent Document Processing (IDP), um eingehende Kundenbestellungen automatisch zu erkennen und zu verarbeiten – unabhängig von Layout, Format oder Absender. Statt für jeden Kunden ein eigenes Template anzulegen, lernt die KI selbstständig, relevante Daten wie Artikelnummern, Mengen, Preise und Lieferadressen zu extrahieren. Neue Kunden oder geänderte Bestellformate erfordern keine manuelle Konfiguration.

Der Bestellagent extrahiert alle auftragsrelevanten Felder: Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen, Einheiten, Preise, Liefertermine, Kundennummern und Lieferadressen. Anschliessend werden diese Daten automatisch gegen kundenspezifische Business-Logik geprüft – etwa Pflichtfelder, Preiskonditionen, Mindestbestellmengen oder Lieferzeitvorgaben. Nur bei Abweichungen wird ein Klärfall erzeugt.

Bestellungen, die nicht vollständig validiert werden können, landen automatisch in einer Prüfoberfläche. Dort sehen Mitarbeitende auf einen Blick, welche Felder fehlen oder von der Norm abweichen, und können die Daten mit wenigen Klicks ergänzen oder korrigieren. Jede Korrektur fliesst als Feedback zurück in die KI, sodass ähnliche Fälle beim nächsten Mal automatisch korrekt verarbeitet werden.

Die Implementierung folgt einem strukturierten Prozess: Gemeinsam definieren wir einen Start-Use-Case, führen eine Live-Demo mit Ihren realen Bestellungen durch und starten einen Proof of Concept. Vom Kick-off bis zum produktiven Einsatz vergehen in der Regel wenige Wochen. Da der Bestellagent template-frei arbeitet, entfällt die aufwändige Einrichtung von Dokumentvorlagen.

Der Bestellagent verarbeitet Kundenbestellungen aus allen gängigen Kanälen: E-Mail (mit und ohne Anhang), PDF, Scan, Fax sowie Portal-Exporte. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Bestellung als strukturiertes Formular, als Freitext-E-Mail oder als gescanntes Dokument eingeht. Die KI erkennt und extrahiert die relevanten Daten formatunabhängig und übergibt sie strukturiert ans ERP.

Im Regelbetrieb erreicht der Bestellagent eine Dunkelverarbeitungsrate von über 70 % – das bedeutet, mehr als 7 von 10 Bestellungen durchlaufen den gesamten Prozess vollautomatisch, ohne manuellen Eingriff. Die manuelle Erfassung reduziert sich dadurch um bis zu 80 %. Mit zunehmendem Datenvolumen und kontinuierlichem Lernen aus Korrekturen steigt die Automatisierungsquote weiter an.